Datenschutz und Compliance in Microsoft 365 technisch umsetzen
Gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschpflichten, Auskunftsanfragen und Nachweispflichten bestehen unabhängig davon, ob Microsoft 365 dafür technisch vorbereitet ist. ReByteIT unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen mit Microsoft Purview strukturiert und nachvollziehbar umzusetzen – als technische Ergänzung zu Ihrem Datenschutzbeauftragten, nicht als Ersatz.
- Aufbewahrung, Löschung und Nachweisführung technisch abbilden
- Auskunfts- und Löschanfragen strukturiert bearbeiten
- Compliance-Status sichtbar machen statt zu vermuten
Rechtliche Pflichten bestehen – die technische Umsetzung fehlt häufig
Viele Unternehmen kennen ihre Aufbewahrungs- und Löschpflichten, haben sie in Microsoft 365 aber nicht technisch abgebildet.
Aufbewahrungs- und Löschfristen nur auf dem Papier
Fristen sind rechtlich definiert, aber in Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams nicht als Richtlinie hinterlegt.
Auskunfts- und Löschanfragen sind aufwendig
Ohne strukturierte Such- und Exportmöglichkeiten müssen Postfächer, Teams und SharePoint einzeln durchsucht werden.
Fehlende Nachweisführung bei Prüfungen
Bei Kundenprüfungen oder Anfragen von Aufsichtsbehörden fehlt oft eine dokumentierte Übersicht über den Compliance-Status.
Kein gemeinsames Rollenmodell
Datenschutz, IT und Geschäftsführung haben oft kein abgestimmtes Bild von Zuständigkeiten und Fristen.
Was Microsoft Purview für Compliance und Datenschutz bereitstellt
Vertrauliche Informationen werden über Vertraulichkeitsbezeichnungen erkannt und eingeordnet – Details dazu stehen auf der Purview-Hauptseite. Vertiefte DLP-Richtlinien für Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und Endgeräte stehen auf der Data-Loss-Prevention-Seite.
Datenlebenszyklusverwaltung
Aufbewahrungsrichtlinien legen fest, wie lange Inhalte aufbewahrt und wann sie automatisch gelöscht werden.
Datensatzverwaltung (Records Management)
Dokumente mit besonderer Nachweispflicht lassen sich als Datensatz kennzeichnen und zusätzlich gegen vorzeitiges Löschen schützen.
eDiscovery
Inhalte in Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams gezielt durchsuchen, sichern und für Anfragen exportieren.
Audit
Das einheitliche Überwachungsprotokoll macht Aktivitäten nachvollziehbar für Prüfungen und Untersuchungen.
Compliance Manager
Bewertet den aktuellen Compliance-Status anhand regulatorischer Vorlagen und zeigt Lücken auf.
Optionale Erweiterungen
Neben den klassischen Purview-Funktionen bietet Microsoft weitere Lösungen wie Insider Risk Management, Communication Compliance, eDiscovery und Data Security Posture Management (DSPM) – als ergänzende Bausteine für erweiterte Compliance-, Untersuchungs- oder Insider-Risk-Anforderungen.
Compliance Baseline als Teil des Purview Security Foundation Assessment
Die DSGVO- und Compliance-Themen sind Teil des auf der Purview-Hauptseite beschriebenen Purview Security Foundation Assessment und werden dort im Baustein „Compliance Baseline“ eingeordnet.
Compliance Manager Review
Bewertung des aktuellen Compliance-Status anhand relevanter regulatorischer Vorlagen.
Gap Assessment
Abgleich zwischen rechtlich vorgegebenen Anforderungen und dem technisch umgesetzten Zustand.
Quick Wins
Kurzfristig umsetzbare Maßnahmen mit hohem Wirkungsgrad.
Konfiguration & Einführung
Aufbewahrung, Records Management, eDiscovery und Audit werden eingerichtet und zunächst im Testmodus geprüft.
Optionale Vertiefung: Insider Risk Management und Communication Compliance können als Add-on ergänzt werden, wenn ein entsprechender Bedarf besteht.
„Die Beratung fokussiert sich auf die technischen Möglichkeiten von Microsoft Purview und Microsoft 365 zur Unterstützung von Datenschutz-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Die rechtliche Bewertung, DSGVO-Auslegung sowie verbindliche Compliance- oder Rechtsberatung sind nicht Bestandteil des Angebots und sollten durch Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte oder spezialisierte Rechtsberater erfolgen.“
Wo Aufbewahrung, Nachweis und Compliance-Bewertung konkret ansetzen
Aufbewahrungsrichtlinie für Vertragsunterlagen
Vertragsdokumente werden über die vertraglich beziehungsweise gesetzlich vorgegebene Frist aufbewahrt und danach zuverlässig gelöscht.
Löschkonzept für Personalunterlagen
Nach Ende eines Beschäftigungsverhältnisses werden personenbezogene Unterlagen nach Ablauf der geltenden Frist automatisiert gelöscht.
Strukturierte Bearbeitung einer Auskunftsanfrage
Eine Anfrage nach Art. 15 DSGVO erfordert eine gezielte, dokumentierte Suche über mehrere Microsoft-365-Dienste hinweg.
Nachweis für eine Kundenprüfung oder Zertifizierung
Der aktuelle Compliance-Status wird im Compliance Manager dokumentiert, Lücken werden priorisiert geschlossen.
Audit-Nachweis bei einer Prüfung
Aktivitäten in Microsoft 365 lassen sich im Nachhinein nachvollziehbar rekonstruieren.
Microsoft Purview ermöglicht die technische Umsetzung von Aufbewahrungs- und Löschkonzepten durch Retention Policies, Retention Labels und Records Management. Die konkrete Festlegung von Aufbewahrungsfristen erfolgt durch das Unternehmen auf Basis seiner rechtlichen, regulatorischen und organisatorischen Anforderungen. Die Beratung umfasst die technische Umsetzung dieser Vorgaben, nicht deren rechtliche Bewertung.
Klare Aufgabenteilung statt vermischter Verantwortlichkeiten
Die technische Umsetzung von Datenschutz-, Compliance- und Aufbewahrungsanforderungen erfolgt in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen, Ihrem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls Ihrer Rechtsabteilung. Die rechtliche Bewertung, Auslegung gesetzlicher Anforderungen und die Festlegung verbindlicher Aufbewahrungsfristen liegen in der Verantwortung des Kunden beziehungsweise der beauftragten Rechts- und Datenschutzexperten.
Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Rechtsabteilung
legt fest, welche Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und Compliance-Anforderungen rechtlich gelten.
ReByteIT
setzt diese Vorgaben technisch in Microsoft Purview um, konfiguriert die passenden Richtlinien und macht den Status nachvollziehbar.
Fachbereiche und Geschäftsführung
stimmen organisatorische Fragen ab, etwa Zuständigkeiten bei Auskunftsanfragen oder die Freigabe von Ausnahmen.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Ausgangslage & Vorgaben aufnehmen
Gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten werden geltende Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen erfasst.
Compliance-Status bewerten
Compliance Manager Review und Gap Assessment zeigen Abweichungen vom technischen Zustand.
Richtlinien konfigurieren & testen
Aufbewahrung, Records Management, eDiscovery und Audit werden eingerichtet und zunächst getestet.
Dokumentieren & übergeben
Ergebnisse werden dokumentiert und im Rahmen einer Übergabe-Session vermittelt.
Was die technische Umsetzung für Sie verändert
- Aufbewahrung und Löschung sind technisch abgebildet statt nur dokumentiert
- Auskunfts- und Löschanfragen lassen sich strukturiert statt manuell bearbeiten
- Der Compliance-Status ist im Compliance Manager sichtbar statt vermutet
- Prüfungen und Audits lassen sich mit nachvollziehbaren Protokollen belegen
- Datenschutzbeauftragte und Fachbereiche werden bei der technischen Umsetzung entlastet
Technische Umsetzung ersetzt keine Rechtsberatung
„Die Beratung fokussiert sich auf die technischen Möglichkeiten von Microsoft Purview und Microsoft 365 zur Unterstützung von Datenschutz-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Dazu gehören beispielsweise Datenklassifizierung, Information Protection, Data Loss Prevention (DLP), Auditierung, Aufbewahrungsrichtlinien und weitere technische Kontrollen. Die rechtliche Bewertung, DSGVO-Auslegung sowie verbindliche Compliance- oder Rechtsberatung sind nicht Bestandteil des Angebots und sollten durch die Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte oder spezialisierte Rechtsberater erfolgen. Die technische Umsetzung kann jedoch dabei unterstützen, organisatorische und regulatorische Anforderungen nachweisbar umzusetzen.“
- Microsoft 365 ist nicht automatisch DSGVO-konform.
- ReByteIT ersetzt keinen bestellten Datenschutzbeauftragten.
- Es wird keine Zusicherung zu Bußgeldvermeidung oder vollständiger Rechtskonformität gegeben.
- Aufbewahrungsfristen werden nicht durch ReByteIT festgelegt, sondern technisch nach den vom Kunden bereitgestellten rechtlichen Vorgaben umgesetzt.
Fragen zu DSGVO & Compliance mit Microsoft Purview
Sind wir mit Microsoft 365 automatisch DSGVO-konform?
Nein. Microsoft 365 stellt Sicherheits- und Compliance-Funktionen bereit, aber Rollen, Richtlinien, Aufbewahrung, Freigaben und Schutzmaßnahmen müssen passend konfiguriert werden. Purview hilft, das technisch umzusetzen und nachweisbar zu machen.
Ersetzt Microsoft Purview unseren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung?
Nein. Die Beratung fokussiert sich auf die technischen Möglichkeiten von Microsoft Purview und Microsoft 365. Rechtliche Bewertung, DSGVO-Auslegung sowie verbindliche Compliance- oder Rechtsberatung sind nicht Bestandteil des Angebots.
Legen Sie fest, wie lange wir Daten aufbewahren müssen?
Nein. Aufbewahrungs- und Löschfristen ergeben sich aus rechtlichen Vorgaben Ihrer Rechtsabteilung oder Ihres Datenschutzbeauftragten. ReByteIT setzt diese Vorgaben technisch in Microsoft Purview um.
Wie werden Auskunfts- oder Löschanfragen technisch bearbeitet?
Mit Microsoft Purview eDiscovery lassen sich Inhalte in Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams gezielt durchsuchen und für eine Anfrage exportieren.
Werden neue Aufbewahrungs- oder Compliance-Richtlinien sofort aktiv?
In der Regel nicht. Neue Richtlinien werden zunächst in einem kontrollierten Test- oder Überwachungsmodus eingeführt, bevor sie produktiv wirken.
Welche Dokumentation erhalten wir nach Projektabschluss?
Eine technische Dokumentation der implementierten Purview-Konfigurationen: Richtlinienübersicht, Architekturübersicht, Berechtigungskonzept, Konfigurationseinstellungen sowie Handlungsempfehlungen.
Ist das Thema auch für kleinere Unternehmen relevant?
Ja. Die Leistung richtet sich in erster Linie an kleine und mittlere Unternehmen, die Microsoft 365 produktiv nutzen. Entscheidend ist das tatsächliche Risiko, nicht die Unternehmensgröße.
Welche Lizenzen benötigen wir für Aufbewahrung, eDiscovery und Audit?
Grundfunktionen sind in verschiedenen Microsoft-365-Plänen verfügbar. Erweiterte Funktionen wie eDiscovery (Premium), Audit (Premium) oder Insider Risk Management erfordern in der Regel Microsoft 365 E5 oder entsprechende Zusatzlizenzen (Stand: Juli 2026).
Wie weit ist Ihre Aufbewahrungs- und Compliance-Struktur in Microsoft 365 umgesetzt?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob ein Compliance-Manager-Review, eine gezielte Konfiguration von Aufbewahrungsrichtlinien oder eine strukturierte Gap-Analyse der passende nächste Schritt ist.
Sie sprechen direkt mit Sebastian Kerssen – seit 2014 im Microsoft-Umfeld, als direkter Microsoft-Partner ohne Zwischenstationen.